一是方法上，善找"小伙伴"，学会借鉴、多篇整合。
众所周知机关之间的工作有许多相似之处，在安排部署、贯彻落实、汇报交流、研究探索等层面都可以相互借鉴，取长补短，文字材料当然也离不开吸收和借鉴。在动笔之前，有意识地为自己的材料寻求点"小伙伴儿"作为参照物，看看人家如何构思、如何运笔的？
类似文稿，可以多选取几篇，把精华的方面表明，以备更好提取借用。借鉴的目的是提升自己的品位，其内容要符合自身实际，拿来要适用，能经受住实践检验，不要照抄照搬，否则就失去了借鉴的意义。
二是结构上，把好"精巧形"，搭好框架、起好标题。
机关材料非常注重概括性、准确性、针对性、可操作性。所以，文章的结构很重要，递进式的、并列式的都可以，但要讲究逻辑性、紧凑性。也就是，大标题之间要遵循逻辑性和严密性，有效突出文章的流畅性和紧凑感。
同时，更应起好标题。就好比文章喜欢戴"小帽儿"，()顶顶小帽子发挥统揽该段落的作用。为增强材料的工整性，段落的标题之间虽然不像对联那般对仗，但风格极其相似，通常用的是四、五、六字句。
三是文字上，注重"顺溜儿"，表述清楚、言简意明。
通顺是衡量文字材料好坏的'最基本要素。何为通顺，即表述清楚、言简意明、前后呼应、富有逻辑。机关文字材料虽然不是特别注重文字之华美，但精准的用语是十分重要的。最忌讳的是洋洋洒洒千言，不知道说东道西，要提倡写短文，有"精品"意识，把可有可无的字、词、句删去，把令人生厌的繁言简化，把毫无实际意义的大话、套话、废话抹掉。
还有一点，起草文字材料一般是根据工作需要而拟制的。起草者也时常成为领导的文字代言人，通过文字表述来体现领导意图，既为领导代言，就要彻底作好角色转换，站在机关或领导的高度部署工作、发表意见，切忌断章取义、随心所欲，更不能"另起炉灶"。
所以，文字秘书在领导讲话、汇报材料方面，要用心领会领导意图、思维方向、关注重点的基础上，善于体现领导特点，展示领导风采。譬如，对于干练型的领导，在作文特点上要注重短小精悍，读来琅琅上口、铿锵有力、气势恢宏；对于睿智型领导，则要注重深入浅出、寓意深远、发人深思，形成了人文风格相得益彰。
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