一、通知(说明为主,兼有议论)
(一)内容
包括:标题、主送单位、正文、附件、成文日期、生效标识等
正文:⑴ 通知事由,通知的理由、目的、依据或情况
⑵ 通知事项,
⑶ 结尾:①意尽言止,无结束语 ②习惯用语“特此通知”(前文没提
到时) ③简要文字再次明确主题
(二)类型
⒈转发、批转类通知(上对下)
将被转公文的标题、字号写清楚,表明对被转公文的评价和意见结束语“请贯彻执行”,“请参照执行”等字样。
转发的原文是通知,标题不保留原文种。例:转发····的通知。转发层较多的通知,可省略原发文单位和间接转发单位,只保留直接上级单位名称,例:··县电力公司转发··市电业局所转发的关于··文件的通知
⒉指示性通知
以通知的形式向下级单位下达指示,要求其遵照执行。
⒊任免类通知
任命和免去干部和其他人员职务时使用。
⒋会议通知
召开会议的背景(目的、意义)、会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员和报道的地点、交通路线、接站安排、会议食宿、携带材料、有关要求、联系人、联系电话等事项。
⒌事务性通知
要求下级或同级单位知道办理的一般事项而发出的通知,主要是让对方了解情况或配合进行有关工作。写法上,把有关事项简明扼要写清楚即可。
二、通报(说明为主,兼有议论)
表彰先进,批评错误,传达重要信息或情况时使用的公文。“真实性”“典型性”
“及时性”
写法:
⑴表彰性通报:介绍先进事迹和经验——评价与肯定——表彰的具体内容、奖励办法——发出号召
⑵批评性通报:介绍错误的事实及其造成的后果——分析错误产生的原因和实质——写明处理决定
⑶情况性通报:工作的重点或必须关注的问题——主体:通报的起因、根据、目的,交代清楚通报事项——简要的评议,具体要求。
三、决定
对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销所属单位不适当的决定事项的下行公文
四、报告
向上级汇报工作、反映情况一级答复上级询问时及报送材料是使用的陈述性公文
类型:
⑴综合报告。具有工作总结性质,一般参照所订计划进行撰写。最后一般还要提出今后的工作意见,然后用“特此报告”习惯用语结束。
⑵专题报告,就某一问题或某一偶然发生的情况给上级的报告。结束语:“请查收”“请审核”之类的词语
⑶例行报告,写法简明扼要,一目了然。
五、请示
有隶属关系的下级向上级就某项工作或问题请求给予指示或审核批准时使用的期复性公文。
写法:
请示的起因,文字精粹,理由充分
请示的事项,核心内容,明确具体,同时表态
结语,另起一行,“以上意见当否,请批示”“以上请示如无不妥,请批准”“特此请示,请批复”“当否,请复”
注意:
一文一事;不要多头请示;除直接交办的事项外,不要主送或抄送领导个人;一般不越级,越级即抄送;正确说明情况。
六、批复
针对请示的批复,上对下。
写法:
批复依据和批复内容两部分组成,常以“现批复如下”作为过渡。
批复依据往往只是一句话,常引用下级请示的标题或文号,再加上“收悉”“悉”等惯用语。
批复内容要针对请示的'事项给予具体、明确额答复或指示。
结束语:“此复”“特此批复”,另起,不加标点。
七、意见
分为开头、主体、结尾三部分
开头:目的是开头,简明扼要的文字,说明提出此意见的原由,多用于下行文 提要式开头,将全篇意见的要点在开头部分扼要写出
按语式开头,对将要开展的工作的重要性加以强调,以引起对方对“意见”
的重视。多采用议论手法写
背景式开头,即将有关的重要情况在开头做一个介绍,常用语对重要问题
提出处理的办法和解决的措施。
主体:“意见”的具体内容,一般采用分条列项式写法
结尾:进一步强调工作或提出希望、号召。
八、函适用于不想隶属单位之间、投资或合作或白之间相互商洽工作、询问和答复问题。
一事一函,开门见山,格式灵活。
写法:
标题:概括函文内容,如《关于····函》
受文单位:同其他公文
正文:开头简要说明发函缘由;
中间部分一一写清商洽、询问、答复或请求批准等有关事项和具体要求,
若是复函,不宜提出执行要求。
结尾视情况而定:要求对方答复或批准“盼复”“祈请函复”“请速予函告为盼”“如蒙慨允,不胜感激”;不要求答复的“特此函达”“特此函告,即希查照”;答复“此复”“专此函复”“特此函复,请查照办理”
九、会议纪要
决定性会议纪要:开头介绍会议的基本情况。概述开会时间、地点和会议名称,出息、列席会议和主持会议的人员,会议议决或讨论的事项。正文,会议研究、讨论的问题、重要任务的报告,会议作出的决定事项、提出的意见要求等。结束语,一般写会议提出的希望和号召,或无结束语。
布置性会议纪要:侧重于研究处理某一项工作所存在的问题。
情况性会议纪要:一般只是为了沟通情况、互通情报,不具备很强的约束力
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