文员岗位职责说明书

2022-01-23 说明书

  在现在的社会生活中,岗位职责使用的频率越来越高,岗位职责是组织考核的依据。想必许多人都在为如何制定岗位职责而烦恼吧,下面是小编收集整理的文员岗位职责说明书,希望能够帮助到大家。

  一、岗位描述

  文员是属于公司行政人员的范畴,它的设置是为了更好的实现公司的内部管理。作为一名文员,其主要的工作是协助公司的各方人员工作的顺利开展,工作难度不是很大,但是很杂,也很重要,是一个企业不可或缺的岗位。

  二、工作内容

  1、前台

  一个公司的前台就是一个公司给人的第一印象,是一个公司展示给客户的最先的形象。前台是公司形象的首席代表,很重要。那么前台的工作自然也是非常的重要的。前台的工作主要包括以下几个方面:

  (1)来访人员的接待:有客户来访,应礼貌友好的微笑、问好,并询问到访目的及其约见人员,然后请到访人员在休息室就坐,给到访人员倒水,最后电话告知约见人员并依据其意见进行处理;

  (2)电话接听、转接、记录、转达;

  (3)文件的打印、复印,传真的发送及接收;

  (4)公司信件、快递等的签收、传达;

  (5)报纸的收发整理;

  (6)会议的各项工作:

  a、通知应参会人员会议的时间、地点及会议的主要内容,

  b、会场的布置准备工作,

  c、会议前与会人员的签到,

  d、做好会议记录,

  e、会后会场的整理;

  (7)物品领取的登记及物品回收登记入档;

  (8)保持前台的干净整洁不凌乱;

  (9)其他协助性工作。

  2、客服工作

  (1)电话约访、回访客户;

  (2)客户叫装叫修电话的接听及处理:接听电话并做好记录,然后找出客户跟踪单,填写叫修单,确定技术人员,发送信息或电话通知技术人员客户信息(包括姓名、地址、电话、机型、叫修内容等);若自己不能进行处理,则请示上级主管,由其进行处理。

  3、档案管理

  (1)客户档案管理:客户档案的分类、建档及更新;

  (2)员工档案管理:新进员工档案的建立、更新及完善;

  (3)员工离职手续的办理:已领取物品的'收回,人员档案的重新归档等。

  4、网站维护

  (1)对公司的网站进行日常的更新维护,主要是行业新闻的每日更新及公司内部公告的发布和业绩的通报;

  (2)网站进行模块整改时能提供网站的整改方案。

  5、其他

  文件的录入、整理、存档等,以及其他协助性的工作或应急工作。

  三、所属部门

  文员归属部门是由公司的特殊性及岗位的普遍性所决定的,文员既属于行政部的行政人员,又属于售后部的售后服务人员。

  四、考勤考核

  1、考勤

  (1)上班时间:

  周一至周五上午8:10—12:00

  下午14:00—18:00

  周六、周日周六9:00准时参加售后部会议

  周六周日会安排行政人员轮流值班

  2、考核

  (1)每天按时上班,上班打卡考勤,下班不用打卡;

  (2)每天下班前半个小时即17:30,填写《当天工作总结及计划表》,表格的填写要求真实、客观、恰当详细的分点列示;

  (3)如要请假或调班,则要求提前申请;若因特殊情况无法提前申请,则事后应补写申请单,说明事由;否则视为旷工。

  3、国家法定节假日(元旦、春节、清明、五一、中秋、国庆、等)的假期按照国家有关规定执行。

  五、所需技能

  1、能较为熟练的使用office办公软件,熟悉电脑的基本操作;

  2、熟练使用打印传真一体机;

  3、其他应具备的基本技能。

  六、所需职业素养

  待人友善热情,有较好的服务精神,处事细致谨慎,有上进心,学习能力较强,能吃苦耐劳,具备较好的团队合作精神。

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