商务文秘岗位说明书

2020-05-19 说明书

  一、职责总述

  根据公司的有关制度、规定,做好公司工作总结、政务信息、制度汇编、印章管理、收文处理、保密文件管理、文书档案移交、值班表编制、信访接待、外事管理和其他工作。

  二、所受监督

  上级领导监督、平级互相监督、部门互相监督。

  三、主要工作

  工作总结:负责公司的年、季、月工作计划、工作总结等文字材料的草拟工作,交领导审阅定稿后,负责按照本公司的公文流转方式下发到有关部门。

  政务信息:负责公司政务信息初稿撰写,催交和审核工作,并将政务信息向相关公司报送。

  制度汇编:做好一定时期的制度汇编工作。

  印章管理:负责公司制定工作印章管理办法并负责印章管理工作。

  收文处理:负责公司的来往文件的签收、登记、传阅、催办和归档工作。

  保密文件管理:做好文件签收、传阅、保管、销毁的管理,不发生文件泄密。

  文书档案移交:每年3月前,向公司档案主管移交文书档案。

  值班表编制:负责公司各类值班表的编制工作,并制定值班工作管理的标准。

  信访接待:做好群众来信、来访的接待和处理,并及时向公司信访办公室领导反馈有段问题,做好信访案件的.跟踪和处理。

  外事管理:按公司有关规定做好外事管理工作。

  其他工作:及时完成上级领导交办的其他工作。

  四、任职资格

  政治素质与职业道德:作风正派。

  文化程度:大专及以上

  专业:文秘、经管相关专业。

  工作经验:大学毕业,2年以上实际工作经历;或专科毕业,4年以上实际工作经历。

  工作知识:掌握一定公共关系的基本知识;掌握文书档案管理标准;熟悉秘书工作知识和保密工作制度;熟悉公文运转,掌握商机关于公文处理的规定;了解现代企业管理知识;了解外事接待工作的基本流程。

  工作技能:有较好的文字能力;能够熟练地使用计算机、编写工作范畴内的管理标准和文件材料;能够熟练地使用办公自动化工具,也包括传真机、复印机和扫描仪。

  素质要求:有工作责任心;具有一定语言文字表达能力、组织协调管理能力;机敏,有礼貌,善于接待访客的基本礼仪。

  职称及其他资格要求:助理及以上专业技术职称。

  身体素质要求:身体健康,无妨碍笨岗位工作的疾病。

  五、晋升

  根据公司相关规定,在一定的时间内,按其工作表现给予晋升机会。

  六、相关工作关系

  内部关系:公司各部门。

  外部关系;总经理工作部、各相关单位、与公司公文往来单位。

  七、工作时间

  上午8:00——12:00下午2:30——6:00星期一到星期五

  八、工作环境与条件

  工作场所:办公室。

  环境状况:舒适。

  危险性:基本无危险,无职业病危险。

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